Очень много вопросов в личку пишут, так что тут ещё продублирую
Оставляла и забирала паспорт в Вене лично, без никакой записи.
В конверт положила сам паспорт, консент форму (2 заполненная страница, 1ю с просто текстом сказали не надо), и распечатанное письмо запроса на вклейку
Я написала на конверте все сразу
с одной стороны адрес их центра и кому, как у них на сайте:
Visa Application Centre
VF Services Limited Austrian Branch
Fernkorngasse 10, 2nd Floor, office Top N/203,
1100 Vienna, Austria.
с другой стороны
-мои имя фамилию
-номер моей заявки
-имейл
-телефон
-адрес
Бросила конверт в почтовый ящик на первом этаже,сразу за дверями. Там внизу сидит охранник и он если что поможет.
Дальше будут приходить имейлы: что VAC получил конверт, что он его оправил в IRCC центр, что IRCC центр получил конверт (на этом моменте они вклеят и в личном кабинете появится, что заявка была официально одобрена), потом что IRCC центр отправил в VAC (обратно в визовый центр), ну и последнее что VAC получил обратно паспорт и его можно приходить забирать (там же, где и сдавали, только на 2м этаже). Процесс занял 4 дня. В среднем в Вене сейчас 3-7 дней вклейка.