Надо отмечать Украинский адрес

Всем привет! Поиском уже воспользовалась, но все же остались вопросы 1. Чтобы отдать лично паспорт в Дюссельдорфе, мне нужно распечатать письмо приглашение на меня и мужа и положить в разные конверты паспорта с этим письмом или в один конверт и бросить в какой-то ящик ? В какой и где он находится ? На ребенка письмо приглашение не пришло, значит смысла нет его паспорт тоже вести, правильно ? Как указать что я лично его заберу ? Спасибо тем, кто уделит время на ответ